多摩川行政書士事務所の遠藤です。
株式会社所有の自動車（普通車）を会社役員の代表者名義に名義変更する場合、陸運局の申請時に議事録が必要となります。1人社長の会社であっても、株主総会議事録を作成する必要がありますし、合名・合資・合同会社の場合も同様です。
会社所有の自動車を個人名義に変更することは、会社と役員個人の間で売買や譲渡が行われることにあたります。これは、民法第108条で定められている「自己契約」または「双方代理」にあたり、会社と役員の利害が対立する「利益相反行為」とみなされます。
このような行為は、会社に不利益をもたらす可能性があるため、会社の最高意思決定機関である株主総会または取締役会の承認が必要とされます。たがって、この承認を証明する書面として、「株主総会議事録」または「取締役会議事録」を、陸運局（運輸支局）に提出する必要があります。
名義変更では、新所有者・旧所有者の印鑑証明書を提出します。法人名義の場合、法人の代表者名が印鑑証明書に記載されますので、新所有者の名義（個人）と、旧所有者の代表者名が同一だった場合に、窓口では議事録が求められます。
取締役3名以上の取締役会設置会社の場合
取締役会設置会社の場合は、取締役会議事録を添付します。議事録への押印は不要です。
取締役会非設置会社の場合
取締役会を設置していない場合は、株主総会議事録を添付します。議事録への押印は不要です。
合名会社・合資会社・合同会社の場合
社員総会議事録への押印は不要です。
旧所有者と新所有者の使用の本拠の位置が変わらない場合は？
普通車を譲渡する旧所有者と、車を所有する新所有者の「使用の本拠の位置」が同じ場合は、名義変更時に車庫証明書類の提出は不要です。例えば、一人法人で、会社と自宅が同じ住所で「使用の本拠の位置」が旧・新所有者で変わらない場合が挙げられます。
使用の本拠の位置は変わらないけれども、車庫の所在地（住所）が変更になる場合は、警察署に対し、保管場所の届出が必要になりますが、名義変更時に書類は不要です。